Privacybeleid
Laatst bijgewerkt:
De website virtualzonevr.com (hierna “VirtualZone”) is eigendom van Virtual Zone Nexus, S.L. (hierna “VZ”), fiscaal nummer (CIF) B42692533, gevestigd te Plaza de los Luceros, 17, Planta 1, 03004, Alicante, Spanje. E-mail: info@virtualzone.es. Ingeschreven in het Handelsregister (Registro Mercantil) van Alicante, deel 4280, folio 32, blad A-168908, inschrijving 1.
Dit Privacybeleid regelt de verwerking van de persoonsgegevens van de gebruikers (hierna de “Gebruikers”) door VZ in het kader van de website en van de diensten die in haar locaties worden verleend.
VZ verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG), de Spaanse Organieke Wet 3/2018 van 5 december inzake de bescherming van persoonsgegevens en de waarborging van digitale rechten (LOPDGDD) en de Spaanse Wet 34/2002 van 11 juli inzake diensten van de informatiemaatschappij en elektronische handel (LSSI).
VZ behoudt zich het recht voor de inhoud van dit Privacybeleid te wijzigen om het aan te passen aan nieuwe wetgeving of jurisprudentie, en aan de criteria van de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD) of van het Europees Comité voor gegevensbescherming (EDPB).
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en via de locaties van Virtual Zone in Spanje worden verzameld, is Virtual Zone Nexus, S.L., fiscaal nummer (CIF) B42692533, gevestigd te Plaza de los Luceros, 17, Alicante, Spanje, e-mail info@virtualzone.es.
Territoriaal toepassingsgebied van dit beleid. Dit Privacybeleid regelt de gegevensverwerkingen die Virtual Zone Nexus, S.L. uitvoert in verband met de website en met de locaties die zij exploiteert in Spanje, in Den Haag (Nederland) en in Pune (India), laatstgenoemde onder de voorwaarden die in artikel 7.3 zijn beschreven. De locaties in Frankrijk (Parijs, Bordeaux en Lyon) worden geëxploiteerd door Virtual Zone Francia, een gelieerde vennootschap die ten aanzien van de door haar verzamelde persoonsgegevens optreedt als zelfstandige en onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. Deze entiteit beschikt, of dient te beschikken, over een eigen privacybeleid. Dit beleid is niet van toepassing op de verwerkingen die door Virtual Zone Francia worden uitgevoerd.
2. Welke beginselen passen wij toe bij de verwerking van uw persoonsgegevens?
- Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie: wij verwerken uw gegevens alleen wanneer wij beschikken over een geldige rechtsgrond (overeenkomst, toestemming, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang), en informeren u daar vooraf duidelijk over.
- Minimale gegevensverwerking: wij vragen uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor elk doel.
- Opslagbeperking: wij bewaren de gegevens alleen zolang dat voor het betreffende doel noodzakelijk is (zie artikel 6).
- Integriteit en vertrouwelijkheid: wij passen technische en organisatorische maatregelen toe om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen, overeenkomstig art. 32 AVG.
3. Hoe hebben wij uw persoonsgegevens verkregen?
De persoonsgegevens die VZ verwerkt, zijn afkomstig van:
- Boekingsformulier (website, tablets in onze locaties, telefonisch of persoonlijk): voor- en achternaam, identiteitsnummer (DNI), telefoonnummer en e-mailadres. VZ verzamelt in geen geval bankkaartgegevens of betaalcodes; het betalingsproces wordt rechtstreeks door de betreffende betaalgateway afgehandeld (zie artikel 7).
- Formulieren voor toegang tot de speelruimte (toestemming voor minderjarigen, vrijwaringsverklaringen): de in elk formulier beschreven gegevens, verzameld op het moment van de ervaring.
- E-mails en vragen die op onze contactadressen worden ontvangen.
- Beelden en video’s die tijdens de ervaring worden opgenomen, na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de Gebruiker of, in het geval van minderjarigen, van diens vader, moeder of wettelijk voogd.
De Gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens en voor het actueel houden ervan.
4. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Overeenkomstig art. 6 AVG verschilt de rechtsgrond van de verwerking per doel:
| Doel | Rechtsgrond | Grondslag |
|---|---|---|
| Beheer van de boeking en verlening van de geboekte dienst | Uitvoering van een overeenkomst | Art. 6, lid 1, onder b, AVG |
| Facturering en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting | Art. 6, lid 1, onder c, AVG |
| Beantwoording van vragen die per e-mail zijn gesteld | Uitvoering van precontractuele maatregelen / gerechtvaardigd belang | Art. 6, lid 1, onder b en f, AVG |
| Verzending van commerciële en promotionele berichten | Uitdrukkelijke, vrije en specifieke toestemming (apart, niet vooraf aangevinkt vakje) | Art. 6, lid 1, onder a, AVG; art. 21 LSSI |
| Opname en gebruik van beelden/video’s als persoonlijke herinnering | Uitdrukkelijke toestemming van de Gebruiker (of diens wettelijk vertegenwoordiger, indien minderjarig) | Art. 6, lid 1, onder a, AVG; art. 92 LOPDGDD |
| Commerciële verspreiding van beelden/video’s | Uitdrukkelijke, specifieke en afzonderlijke toestemming | Art. 6, lid 1, onder a, AVG; art. 92 LOPDGDD |
| Analytische en personalisatiecookies | Voorafgaande toestemming van de Gebruiker | Art. 22 LSSI |
Belangrijk: toestemming voor het ontvangen van commerciële berichten en voor de verspreiding van beelden voor commerciële doeleinden is nooit een voorwaarde om te kunnen boeken of aan de ervaring deel te nemen. Deze toestemming wordt afzonderlijk gevraagd en kan op elk moment worden ingetrokken zonder gevolgen voor de verlening van de dienst.
5. Voor welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?
5.1. Boekingsformulier
De gegevens van het boekingsformulier worden verwerkt om de boeking te beheren, de geboekte dienst te verlenen en de Gebruiker daarover te informeren.
5.2. Beelden en video’s tijdens de ervaring
De beelden en video’s die tijdens de ervaring worden verzameld, worden na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming verwerkt voor de volgende doeleinden, waarvoor de Gebruiker afzonderlijk toestemming kan geven:
- Monitoring van de ervaring door het team van VZ, om te waken over de juiste uitvoering van de activiteit en de veiligheid van de deelnemers.
- Verzending van een video of samenvattende beelden als herinnering aan de ervaring, uitsluitend gericht aan de deelnemers van de groep.
- Verspreiding voor commerciële of promotionele doeleinden (sociale netwerken, website of andere media) van beelden van volwassen deelnemers, uitsluitend indien de deelnemer daarvoor uitdrukkelijke, specifieke en afzonderlijke toestemming heeft gegeven. Virtual Zone verspreidt geen beelden of video’s waarop minderjarigen te zien zijn voor commerciële doeleinden.
5.3. Overige doeleinden
- Nakoming van wettelijke verplichtingen en behandeling van verzoeken van bevoegde autoriteiten.
- Verbetering van onze producten en diensten.
- Beheer van onze aanwezigheid op sociale netwerken, overeenkomstig de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid van elk platform. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van cookies ons Cookiebeleid.
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden gedurende de volgende termijnen bewaard:
- Gegevens over de boeking en de dienstverlening: zolang de contractuele relatie duurt en vervolgens gedurende de verjaringstermijnen van eventuele rechtsvorderingen (in de regel tot 5 jaar overeenkomstig de verjaringsregeling voor persoonlijke vorderingen).
- Gegevens voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden: de wettelijk vereiste termijn (in de regel 6 jaar overeenkomstig het Spaanse Wetboek van Koophandel (Código de Comercio), onverminderd specifieke fiscale termijnen).
- Beelden en video’s als persoonlijke herinnering: worden maximaal 6 maanden bewaard vanaf de verzending ervan aan de volwassene die verantwoordelijk is voor de boeking, tenzij de betrokkene eerder om verwijdering verzoekt; in dat geval verwijdert VZ ze binnen maximaal 30 dagen na ontvangst van het verzoek.
- Beelden en video’s voor commerciële doeleinden (indien er toestemming is): tot de intrekking van de toestemming door de betrokkene, met periodieke controle van de geldigheid ervan. In geen geval worden ze “onbeperkt in de tijd” bewaard.
- Gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt (marketing): totdat de Gebruiker zijn of haar toestemming intrekt.
7. Aan welke ontvangers worden uw persoonsgegevens verstrekt? Verwerkers en internationale doorgiften
Uw persoonsgegevens worden zonder uw uitdrukkelijke toestemming of zonder wettelijke verplichting niet verkocht, verhuurd of aan derden verstrekt. Voor de verlening van haar diensten maakt VZ gebruik van de volgende dienstverleners, die optreden als verwerkers overeenkomstig art. 28 AVG:
7.1. In de Europese Unie gevestigde dienstverleners
| Dienstverlener | Doel | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Connectif (Spanje) | Marketingautomatisering en beheer van de communicatie met klanten | Gevestigd in de EU; geen internationale doorgifte van gegevens. |
| Redsys | Betaalgateway (online betaalterminal en Bizum), gekoppeld aan Banco Santander | Gevestigd in Spanje; geen internationale doorgifte van gegevens. |
7.2. Dienstverleners met internationale doorgifte van gegevens (buiten de Europese Economische Ruimte)
Wanneer een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte (EER) is gevestigd, vereist de AVG dat de doorgifte gebaseerd is op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG) of op passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s) (art. 46 AVG). Hieronder wordt de situatie van elke dienstverlener toegelicht:
| Dienstverlener | Doel | Land | Grondslag van de doorgifte |
|---|---|---|---|
| Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, dochteronderneming van Intuit Inc.) | Verzending van transactionele e-mails | Verenigde Staten | Kader voor gegevensbescherming EU-VS (EU-U.S. Data Privacy Framework), met standaardcontractbepalingen als aanvullende waarborg voor het geval dat dit kader ongeldig wordt verklaard of niet van toepassing blijkt. |
| Google Analytics (Google LLC) | Meting van het gebruik van de website en statistische analyse van het surfgedrag | Verenigde Staten | Kader voor gegevensbescherming EU-VS, met standaardcontractbepalingen als aanvullende waarborg. |
| PayPal | Betaalgateway (alternatieve betaaloptie) | Verenigde Staten / Luxemburg | Standaardcontractbepalingen (PayPal neemt niet deel aan het Kader voor gegevensbescherming). |
Opmerking over de stabiliteit van deze regeling: het Kader voor gegevensbescherming EU-VS werd op 10 juli 2023 bij adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie vastgesteld, ter vervanging van het vroegere “Privacy Shield”, dat in 2020 door het Hof van Justitie van de Europese Unie ongeldig werd verklaard (arrest Schrems II, zaak C-311/18). Het nieuwe kader heeft in september 2025 een eerste beroep bij het Gerecht van de EU doorstaan, maar tegen die uitspraak is hogere voorziening ingesteld en het kader blijft onderworpen aan toetsing. VZ zal de status van de certificeringen van haar dienstverleners periodiek controleren en zo nodig aanvullende waarborgen treffen.
7.3. Locatie in Pune (India) en andere internationale locaties
Naast haar locaties in Spanje exploiteert VZ een locatie in Pune (India) en een locatie in Den Haag (Nederland). De locatie in Den Haag wordt geëxploiteerd door Virtual Zone Nexus, S.L. en valt onder dit beleid. Aangezien het een land van de Europese Unie betreft, is er geen sprake van internationale doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte.
De locatie in Pune deelt met het Spaanse hoofdkantoor een systeem voor het beheer van boekingen en gebruikersgegevens, waartoe Virtual Zone Nexus, S.L. vanuit Spanje toegang heeft. Voor India bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG), zodat deze toegang een internationale doorgifte van gegevens vormt die onder hoofdstuk V van de AVG valt en gebaseerd is op de passende waarborgen van art. 46 AVG.
7.4. Locaties geëxploiteerd door Virtual Zone Francia
De locaties in Parijs, Bordeaux en Lyon worden geëxploiteerd door Virtual Zone Francia, een gelieerde vennootschap die optreedt als zelfstandige en onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. Dit beleid is niet van toepassing op de persoonsgegevens die door die entiteit worden verzameld.
7.5. Nexus Consultores
VZ kan Nexus Consultores inschakelen als verwerker voor het verlenen van adviesdiensten in verband met de activiteiten van VZ, waarbij Nexus Consultores altijd handelt volgens de instructies van VZ en met de waarborgen die art. 28 AVG vereist.
7.6. Sociale netwerken
VZ is aanwezig op sociale netwerken (Facebook, Instagram, YouTube en andere die zij in de toekomst kan gebruiken). De verwerking van de gegevens van de volgers van deze profielen valt onder dit beleid en daarnaast onder de voorwaarden en het privacybeleid van elk sociaal netwerk. VZ deelt via deze platforms geen persoonsgegevens van haar volgers verder dan wat het sociale netwerk zelf toestaat.
7.7. Capaciteit en locaties
Virtual Zone Nexus, S.L. exploiteert momenteel de volgende locaties: Alicante, Valencia, Manises (Valencia), Murcia, Sevilla, Bilbao, Madrid (2 zalen), Pamplona, Valladolid, Cádiz, Den Haag (Nederland) en Pune, India (2 zalen). De lijst van locaties kan worden bijgewerkt naar aanleiding van nieuwe openingen; de geldende versie is altijd beschikbaar op virtualzonevr.com.
8. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Overeenkomstig de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage: weten welke gegevens over u wij verwerken, voor welk doel en wat de herkomst ervan is.
- Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Wissing: verzoeken om verwijdering van uw gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn, u uw toestemming intrekt, u bezwaar maakt tegen de verwerking of de verwerking onrechtmatig was.
- Bezwaar: om gerechtvaardigde redenen bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens, in het bijzonder tegen direct marketing.
- Beperking van de verwerking: verzoeken om beperking van de verwerking in de gevallen bedoeld in art. 18 AVG.
- Overdraagbaarheid: uw gegevens in een gestructureerde en gangbare vorm ontvangen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke doorgeven.
- Intrekking van toestemming: de voor een specifiek doel gegeven toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
U kunt deze rechten uitoefenen door u schriftelijk te wenden tot Virtual Zone Nexus, S.L. op het in artikel 1 vermelde adres, of per e-mail aan info@virtualzone.es, met als onderwerp “Ejercicio de derechos de protección de datos” (uitoefening van gegevensbeschermingsrechten) en met bijvoeging van een kopie van uw identiteitsbewijs (DNI) of een gelijkwaardig document.
Bent u van mening dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de geldende regelgeving, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD), C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid (www.aepd.es).
9. Minderjarigen
Overeenkomstig art. 7 LOPDGDD kan de verwerking van persoonsgegevens van een minderjarige pas vanaf 14 jaar op diens eigen toestemming worden gebaseerd. Onder die leeftijd moet de toestemming worden gegeven door de vader, moeder of wettelijk voogd van de minderjarige.
De aanbevolen minimumleeftijd voor de ervaringen van Virtual Zone is 8 jaar voor culturele ervaringen en 10 jaar voor gaming-ervaringen. Deze toegangsleeftijd verschilt van de leeftijd voor digitale toestemming (14 jaar): voor minderjarigen die aan een ervaring deelnemen en tussen de minimale toegangsleeftijd en 14 jaar oud zijn, moet de toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens in alle gevallen worden gegeven door hun vader, moeder of wettelijk voogd, en niet door de minderjarige zelf, ongeacht het feit dat deze fysiek aan de activiteit deelneemt. Dit onderscheid is terug te vinden in het toestemmingsformulier voor minderjarigen.
Boekingen via de website kunnen uitsluitend worden gemaakt door een persoon ouder dan 18 jaar, die optreedt als verantwoordelijke voor de boeking en, in voorkomend geval, voor de minderjarigen die hem of haar vergezellen.
10. Beveiligingsmaatregelen
VZ past passende technische en organisatorische maatregelen toe om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen, waaronder pseudonimisering en versleuteling waar dat relevant is, overeenkomstig art. 32 AVG. In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens stelt VZ, wanneer dat vereist is, de betrokkenen en de AEPD op de hoogte onder de voorwaarden en binnen de termijnen van art. 33 AVG.